DSGVO und KI-Telefonie: Was Handwerker wissen müssen

Die wichtigste Frage zuerst

Ist ein KI-Telefonassistent DSGVO-konform?

Kurze Antwort: Ja, wenn der Anbieter es richtig macht. Bei Agentino ist das der Fall.

Was ist die DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt, wie personenbezogene Daten in der EU verarbeitet werden dürfen. Das betrifft auch Telefonate, bei denen Namen, Adressen und Telefonnummern erfasst werden.

Für Handwerksbetriebe in ganz Deutschland — ob in Bayern, NRW oder Hessen — gelten dieselben Regeln.

Welche Daten erfasst ein KI-Telefonassistent?

Typischerweise:

• Name des Anrufers
• Telefonnummer (wird automatisch übermittelt)
• Adresse (wenn abgefragt — für die Einzugsgebiet-Prüfung)
• Anliegen (z.B. „Heizung kaputt“)
• Ggf. Gesprächszusammenfassung

All das sind personenbezogene Daten.

Ist das erlaubt?

Ja. Die DSGVO verbietet nicht die Datenverarbeitung – sie regelt, wie sie zu erfolgen hat.

Die Rechtsgrundlage hier: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder Vertragsvorbereitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Einfach gesagt: Wenn jemand dich anruft, um einen Auftrag zu erteilen, darfst du seine Daten erfassen.

Worauf musst du achten?

1. Anbieter mit Sitz in der EU

Wähle einen Anbieter, der Daten in der EU speichert und verarbeitet. US-Anbieter sind problematisch (Stichwort: Schrems II).

Agentino: Deutsche Server, deutsches Unternehmen. ✓

2. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Du brauchst einen AVV mit dem Anbieter. Das ist ein Vertrag, der regelt, wie der Anbieter mit den Daten umgeht.

Agentino: AVV wird automatisch bei Registrierung abgeschlossen. ✓

3. Informationspflicht

Theoretisch musst du Anrufer informieren, dass ihre Daten verarbeitet werden. In der Praxis reicht es, wenn die KI zu Beginn sagt: „Ich bin der digitale Assistent von [Firma]. Ich erfasse Ihr Anliegen, damit wir Sie zurückrufen können.“

Agentino: Transparente Begrüßung konfigurierbar. ✓

4. Datensparsamkeit

Nur Daten erfassen, die wirklich benötigt werden. Nicht mehr.

Agentino: Erfasst nur relevante Daten für Rückruf und Auftragsanbahnung. ✓

5. Löschfristen

Daten müssen gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Agentino: Automatische Löschung nach definiertem Zeitraum möglich. ✓

Was ist mit Gesprächsaufzeichnung?

Audioaufzeichnungen sind kritischer. Hier gilt:

• Aufzeichnung nur mit Einwilligung des Anrufers
• Oder: Nur Zusammenfassung speichern, kein Audio

Agentino: Speichert standardmäßig nur die Zusammenfassung, kein Audio.

Checkliste für Handwerker

1. ✓ Anbieter mit EU-Serverstandort wählen
2. ✓ AVV abschließen (bei Agentino automatisch)
3. ✓ Transparente Begrüßung einrichten
4. ✓ Keine unnötigen Daten erfassen lassen
5. ✓ Datenschutzerklärung auf Website ergänzen

Diese Checkliste gilt für alle Gewerke — ob Elektriker, Sanitär- und Heizungsbetrieb, Klimatechniker oder Sicherheitstechniker.

Fazit

KI-Telefonassistenten sind DSGVO-konform nutzbar – wenn der Anbieter es richtig macht.

Agentino wurde für den deutschen Markt entwickelt und erfüllt alle Anforderungen.

Weitere Fragen zu KI-Telefonassistenten beantworten wir in unserer FAQ.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit: Datenschutzbeauftragten konsultieren.

Datenschutz gilt natürlich auch für die mobile Nutzung: App und Dashboard sind Teil desselben datenschutzkonformen Systems.