Restaurant Digitalisierung: Bestellannahme automatisieren

Telefonische Bestellungen: Der ungenutzte Umsatzkanal

Seit der Pandemie hat sich ein Kanal in der Gastronomie dauerhaft etabliert: telefonische Bestellungen fuer Abholung und Lieferung. Laut DEHOGA machen Take-away und Delivery inzwischen durchschnittlich 15 bis 25 % des Umsatzes eines Restaurants aus – Tendenz steigend.

Doch waehrend viele Restaurants teure Vertraege mit Lieferando, Wolt und Uber Eats abgeschlossen haben (Provision: 15 bis 30 %), bleibt ein Kanal oft ungenutzt: die direkte telefonische Bestellung. Kein Provisionsabzug, volle Marge, direkter Kundenkontakt. Warum nutzen so wenige Restaurants diesen Kanal effizient? Weil niemand ans Telefon geht.

Das Problem: Zwischen Herd und Hoerer

Ein Koch, der gerade acht Gerichte gleichzeitig zubereitet, kann nicht nebenbei eine Bestellung aufnehmen. Ein Servicemitarbeiter, der fuenf Tische gleichzeitig betreut, hat keine Zeit fuer ein fuenfminuetiges Telefonat mit einem unentschlossenen Besteller. Und der Inhaber, der abends selbst in der Kueche steht, hat erst recht keine freie Hand.

Das Ergebnis:

• Bestellanrufe werden waehrend des Services nicht angenommen
• Wenn sie angenommen werden, sind sie oft hektisch und fehlerhaft
• Falsche Bestellungen fuehren zu Reklamationen und Lebensmittelverschwendung
• Kunden weichen auf Lieferplattformen aus – und das Restaurant zahlt Provision

Was die Automatisierung leisten kann

Bestellannahme automatisieren bedeutet nicht, dass ein Roboter Ihre Pizza belegt. Es bedeutet, dass die Annahme, Erfassung und Organisation von Bestellungen ohne manuellen Aufwand ablaeuft. Und dafuer gibt es verschiedene Ansaetze:

1. Eigenes Online-Bestellsystem

Ein eigenes Bestellsystem auf Ihrer Website oder als App ist der Koenigsweg: keine Provisionen, volle Kontrolle, eigene Kundendaten.

Empfehlenswerte Loesungen:

• orderbird: Deutscher Anbieter mit POS-System und Online-Bestellung (ab 29 Euro/Monat)
• SIDES (ehemals Foodist): Bestell- und Liefermanagement fuer Restaurants
• GloriaFood: Kostenloses Grundsystem fuer Online-Bestellungen
• Eigene Shopify-Loesung: Fuer Restaurants mit starkem Takeaway-Geschaeft

Wichtig: Bewerben Sie Ihr eigenes System aktiv. Drucken Sie den QR-Code auf Flyer, Kassenbons und Verpackungen. Bieten Sie einen kleinen Rabatt fuer Direktbestellungen (z. B. 10 % im Vergleich zu Lieferando).

2. KI-Telefonassistent fuer Bestellungen

Fuer Gaeste, die lieber anrufen, gibt es mittlerweile KI-Telefonassistenten fuer Restaurants. Diese nehmen Bestellungen telefonisch entgegen – rund um die Uhr, ohne Wartezeit.

So funktioniert es:

• Der Gast ruft an und nennt seine Bestellung
• Der KI-Assistent erfasst die Gerichte, fragt nach Extras und Sonderwuenschen
• Er bestaetigt die Bestellung und nennt die voraussichtliche Abholzeit
• Die Bestellung wird digital an die Kueche uebermittelt

Anbieter wie Agentino bieten solche Loesungen ab 59 Euro monatlich an. Der Vorteil gegenueber Lieferando: keine Provision auf den Bestellwert.

3. WhatsApp-Bestellungen

Immer mehr Restaurants nehmen Bestellungen ueber WhatsApp Business an. Der Ablauf:

• Speisekarte als PDF oder Bildergalerie im WhatsApp-Profil
• Gast schickt Bestellung per Textnachricht
• Automatische Antwort bestaetigt den Eingang
• Restaurant bestaetigt Abholzeit

Vorteile: Kostenlos, keine App-Installation noetig, asynchrone Kommunikation. Nachteil: Erfordert manuelle Bearbeitung, keine direkte POS-Integration.

Kostenvergleich: Eigenkanal vs. Plattform

Warum sich der eigene Bestellkanal lohnt, zeigt ein einfaches Rechenbeispiel:

• Durchschnittliche Bestellung: 28 Euro
• Lieferando-Provision: 30 % = 8,40 Euro
• 50 Bestellungen ueber Lieferando pro Monat = 420 Euro Provision

Wenn Sie nur die Haelfte dieser Bestellungen auf den eigenen Kanal umleiten:

• 25 Bestellungen x 28 Euro = 700 Euro Umsatz ohne Provision
• Kosten eigenes System: 59 bis 100 Euro/Monat
• Netto-Ersparnis: ueber 110 Euro pro Monat

Und das ist konservativ gerechnet. Restaurants mit hohem Takeaway-Anteil sparen noch deutlich mehr.

Digitalisierung ueber die Bestellannahme hinaus

Die Bestellannahme ist nur ein Baustein der Restaurant-Digitalisierung. Weitere Bereiche, die von Automatisierung profitieren:

Reservierungsmanagement

Online-Reservierungssysteme wie resmio oder OpenTable ersetzen das handschriftliche Reservierungsbuch und reduzieren No-Shows durch automatische Erinnerungen.

Kassensystem (POS)

Moderne Cloud-Kassensysteme wie orderbird oder Lightspeed bieten Echtzeitdaten zu Umsatz, Bestsellern und Mitarbeiterleistung. Sie ersetzen die alte Registrierkasse und sind oft Voraussetzung fuer die Integration mit Bestell- und Liefersystemen.

Personalplanung

Tools wie Planday oder gastromatic helfen bei der Schichtplanung und reduzieren den Verwaltungsaufwand. Besonders in der Gastronomie mit ihren wechselnden Schichten und vielen Teilzeitkraeften ein grosser Vorteil.

Warenwirtschaft

Digitale Warenwirtschaftssysteme wie FoodNotify oder Apicbase helfen bei der Bestandsverwaltung, der Kalkulation und der Vermeidung von Lebensmittelverschwendung.

Praxisbeispiel: Pizzeria in Berlin

Eine Pizzeria in Berlin-Kreuzberg mit 40 Sitzplaetzen machte 35 % ihres Umsatzes ueber Lieferando. Die monatliche Provision: ueber 1.200 Euro. Der Inhaber entschied sich fuer eine Digitalisierungsoffensive:

• Eigene Bestellwebsite mit GloriaFood (kostenlos)
• KI-Telefonassistent fuer telefonische Bestellungen (59 Euro/Monat)
• Flyeraktion im Liefergebiet: „Bestellen Sie direkt bei uns – 10 % Rabatt!"
• QR-Code auf allen Verpackungen fuer die Direktbestellung

Ergebnis nach sechs Monaten: Der Lieferando-Anteil sank von 35 % auf 18 %. Die monatliche Provisionsersparnis: ueber 600 Euro. Und die Kundenbindung stieg, weil der direkte Kontakt zum Restaurant wieder da war.

Schritte zur Digitalisierung: So fangen Sie an

• Schritt 1: Analysieren Sie Ihren aktuellen Takeaway-Anteil und die Provisionskosten
• Schritt 2: Richten Sie ein kostenloses Online-Bestellsystem ein (z. B. GloriaFood)
• Schritt 3: Drucken Sie QR-Codes auf alle Verpackungen und Kassenbons
• Schritt 4: Richten Sie WhatsApp Business ein fuer einfache Bestellungen
• Schritt 5: Pruefen Sie, ob ein KI-Telefonassistent fuer Ihre telefonischen Bestellungen sinnvoll ist

Fazit: Direkte Kanaele staerken, Provisionen senken

Die Digitalisierung der Bestellannahme ist keine Frage des Ob, sondern des Wie. Jeder Euro, den Sie an Plattform-Provisionen sparen, ist ein Euro mehr fuer Ihr Restaurant. Und die Tools dafuer sind guenstiger als je zuvor.

Starten Sie mit einem kostenlosen Online-Bestellsystem und einem professionellen Anrufbeantworter. Wenn die telefonische Bestellannahme waechst, ist ein KI-Telefonassistent fuer Ihr Restaurant der logische naechste Schritt. Die Investition von 59 Euro monatlich rechnet sich bereits bei zwei zusaetzlichen Direktbestellungen pro Woche.

Die Zukunft der Gastronomie ist digital – und die Restaurants, die jetzt handeln, sichern sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.