DSGVO und Telefonie im Notariat — was Sie wissen müssen

Warum Datenschutz im Notariat besonders streng ist

Notare sind Träger eines öffentlichen Amtes und unterliegen einer besonderen Verschwiegenheitspflicht gemäß § 18 BNotO. Diese geht über die allgemeine DSGVO hinaus und umfasst alles, was dem Notar in Ausübung seines Amtes bekannt wird.

Gleichzeitig verarbeiten Notariate hochsensible Daten: Vermögensverhältnisse, Familiensituationen, Erbkonstellationen, Unternehmensdaten. Jeder Fehler im Datenschutz kann schwerwiegende Konsequenzen haben — für den Mandanten und für den Notar.

DSGVO-Grundlagen für die Telefonie

Die DSGVO gilt auch für telefonische Kommunikation. Relevante Grundsätze:

Zweckbindung (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Personenbezogene Daten dürfen nur für den Zweck verarbeitet werden, für den sie erhoben wurden. Telefondaten eines Mandanten dürfen also nur für die Bearbeitung seines Anliegens verwendet werden — nicht für Marketing oder andere Zwecke.

Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Bei einem Erstanruf bedeutet das: Name, Kontaktdaten und Art des Anliegens — nicht mehr.

Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO)

Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Für Notariate gelten allerdings besondere Aufbewahrungsfristen nach der Dienstordnung für Notare.

Integrität und Vertraulichkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Das betrifft sowohl die Übertragung als auch die Speicherung von Telefondaten.

Was bei Telefonservices und KI-Assistenten zu beachten ist

Wenn ein Notariat einen externen Telefonservice oder einen KI-Telefonassistenten einsetzt, werden personenbezogene Daten an einen Dritten übermittelt. Hier gelten besondere Regeln:

Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Der Anbieter des Telefonservices oder KI-Assistenten ist Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Es muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen werden, der mindestens folgende Punkte regelt:

• Gegenstand und Dauer der Verarbeitung
• Art und Zweck der Verarbeitung
• Art der personenbezogenen Daten
• Kategorien betroffener Personen
• Pflichten und Rechte des Verantwortlichen
• Technische und organisatorische Maßnahmen
• Regelungen zu Unterauftragsverarbeitern

Serverstandort und Datenübermittlung

Besonders wichtig für Notariate: Wo werden die Daten verarbeitet?

• Server in Deutschland: Ideal — keine zusätzlichen Anforderungen
• Server in der EU/EWR: Zulässig — gleicher Datenschutzstandard
• Server in Drittstaaten (z. B. USA): Nur unter besonderen Voraussetzungen zulässig — Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschluss erforderlich

Für Notariate empfiehlt sich grundsätzlich ein Anbieter mit Serverstandort in Deutschland oder der EU.

Verschlüsselung

Die Übertragung von Telefondaten muss verschlüsselt erfolgen. Das gilt für:

• Die Verbindung zwischen dem Telefon des Mandanten und dem Assistenten
• Die Übermittlung der erfassten Daten an das Dashboard des Notariats
• Die Speicherung der Daten auf den Servern des Anbieters

Besondere Anforderungen durch die Verschwiegenheitspflicht

Die notarielle Verschwiegenheitspflicht geht über die DSGVO hinaus. Daraus ergeben sich zusätzliche Anforderungen:

Zugang zu Mandantendaten beschränken

Nur befugte Personen dürfen Zugang zu den erfassten Daten haben. Der Anbieter des Telefonassistenten muss sicherstellen, dass seine Mitarbeiter keinen unbefugten Zugriff auf die erfassten Gesprächsinhalte haben.

Keine inhaltliche Beratung durch den Assistenten

Der Telefonassistent darf keine rechtliche Auskunft geben. Er erfasst lediglich das Anliegen und die Kontaktdaten. Jede inhaltliche Beratung bleibt dem Notar vorbehalten.

Transparenz gegenüber dem Mandanten

Mandanten sollten wissen, dass sie mit einem automatisierten System sprechen. Eine Transparenzpflicht ergibt sich aus Art. 13 DSGVO — der Mandant muss über die Datenverarbeitung informiert werden.

Checkliste: DSGVO-konformer Einsatz eines Telefonassistenten

Vor dem Einsatz eines KI-Telefonassistenten im Notariat sollten Sie folgende Punkte prüfen:

• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter geschlossen?
• Serverstandort in Deutschland oder der EU?
• Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung gewährleistet?
• Zugriffsbeschränkung: Nur befugte Personen haben Zugang?
• Löschkonzept: Wann werden erfasste Daten gelöscht?
• Transparenz: Mandanten werden über den Einsatz informiert?
• Datenschutzerklärung auf der Website entsprechend aktualisiert?
• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ergänzt?

Was seriöse Anbieter mitbringen

Ein seriöser Anbieter eines KI-Telefonassistenten bietet von sich aus:

• Einen fertigen AVV zum Download oder zur digitalen Unterzeichnung
• Transparente Auskunft über Serverstandorte und Unterauftragsverarbeiter
• Technische Dokumentation der Verschlüsselung
• Konfigurierbare Löschfristen
• Einen Datenschutzbeauftragten als Ansprechpartner

Wenn ein Anbieter diese Punkte nicht liefern kann, ist Vorsicht geboten.

Fazit: Datenschutz und Digitalisierung schließen sich nicht aus

Die strengen Datenschutzanforderungen im Notariat sind kein Hindernis für den Einsatz eines KI-Telefonassistenten — wenn der richtige Anbieter gewählt wird. DSGVO-konforme Verarbeitung, Serverstandort in der EU, Verschlüsselung und ein sauberer AVV sind die Grundlagen.

Prüfen Sie die genannten Punkte sorgfältig — und nutzen Sie die Vorteile moderner Telefonassistenz, ohne Kompromisse beim Datenschutz einzugehen.

Praktische Umsetzung: Die ersten Schritte

Die DSGVO-konforme Einführung eines Telefonassistenten im Notariat erfordert keine juristischen Klimmzüge. Die wichtigsten praktischen Schritte:

1. Anbieter prüfen: Serverstandort, Verschlüsselung und AVV — diese drei Punkte zuerst klären
2. AVV unterzeichnen: Die meisten seriösen Anbieter stellen einen fertigen AVV bereit
3. Datenschutzerklärung aktualisieren: Hinweis auf den KI-Telefonassistenten ergänzen
4. Verarbeitungsverzeichnis ergänzen: Den Telefonassistenten als Verarbeitungstätigkeit aufnehmen
5. Team informieren: Mitarbeiter über den Einsatz und die Datenschutzmaßnahmen in Kenntnis setzen

Der gesamte Prozess ist in einem halben Tag erledigt — und gibt Ihnen die Sicherheit, datenschutzkonform zu arbeiten.

Datenschutz als Qualitätsmerkmal kommunizieren

Statt den Datenschutz als Hindernis zu sehen, können Sie ihn als Qualitätsmerkmal Ihres Notariats kommunizieren. Mandanten schätzen es, wenn Sie transparent mit dem Thema umgehen:

"Unser Telefonassistent erfasst Ihr Anliegen, damit wir Sie optimal beraten können. Alle Daten werden DSGVO-konform auf Servern in Deutschland verarbeitet." — Eine solche Transparenz stärkt das Vertrauen und unterscheidet Sie von weniger sorgfältigen Anbietern.

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