Notariat außerhalb der Sprechzeiten erreichbar bleiben

Wann Mandanten wirklich anrufen

Die Sprechzeiten eines typischen Notariats liegen zwischen 8:30 und 12:30 Uhr sowie 14:00 und 17:00 Uhr. Doch Mandanten richten sich nicht nach Ihren Sprechzeiten.

Die Analyse von Anrufzeiten zeigt ein klares Muster:

• 7:30 bis 8:30 Uhr: Mandanten rufen vor der Arbeit an — das Büro ist noch geschlossen
• 12:00 bis 14:00 Uhr: Mittagspause — Mandanten nutzen ihre eigene Pause für Anrufe
• 17:00 bis 19:00 Uhr: Nach Feierabend — das Büro ist bereits geschlossen
• Samstag vormittag: Viele Mandanten haben unter der Woche keine Zeit und nutzen das Wochenende

Konservativ geschätzt fallen 25 bis 35 Prozent aller Anrufversuche außerhalb der regulären Sprechzeiten. Das sind bei 20 Anrufen pro Tag mindestens 5 bis 7 verpasste Kontakte — jeden Tag.

Warum diese Anrufe besonders wertvoll sind

Anrufe außerhalb der Sprechzeiten sind nicht weniger wichtig als die während der Bürozeiten. Im Gegenteil:

• Berufstätige Mandanten: Angestellte und Selbstständige können während ihrer Arbeitszeit oft nicht telefonieren. Wenn sie abends anrufen, haben sie ein konkretes Anliegen
• Immobilienkäufer unter Zeitdruck: Wer am Wochenende eine Immobilie besichtigt, möchte am Montag nicht erst warten — sondern sofort einen Notar kontaktieren
• Emotionale Anliegen: Vorsorgevollmachten, Testamente und Erbangelegenheiten beschäftigen Menschen oft abends oder am Wochenende, wenn sie zur Ruhe kommen

Diese Mandanten sind hochmotiviert und entscheidungsbereit. Wenn sie niemanden erreichen, suchen sie einen anderen Notar — einen, der erreichbar ist.

Was passiert ohne Erreichbarkeit außerhalb der Sprechzeiten

Die Konsequenzen sind messbar:

• Verlorene Erstmandanten: Wer am Abend oder Wochenende anruft und niemanden erreicht, sucht am nächsten Tag einen anderen Notar
• Negatives Image: Ein Notariat, das nur 7 Stunden am Tag erreichbar ist, wirkt wenig serviceorientiert
• Verpasste Empfehlungen: Makler und Banken empfehlen bevorzugt Notare, die gut erreichbar sind
• Frustration bei Bestandsmandanten: Mandanten, die Sie nicht erreichen, rufen am nächsten Tag an und erhöhen die Telefonlast in den Sprechzeiten

Lösung 1: Erweiterte Sprechzeiten

Die naheliegendste Lösung: Sprechzeiten verlängern.

• Früher öffnen (ab 8:00 Uhr)
• Durchgehende Mittagszeit
• Abendsprechstunde einmal pro Woche

Problem: Erfordert zusätzliches Personal oder Überstunden. Die Kosten stehen oft in keinem Verhältnis zum Nutzen, wenn in den Randzeiten nur wenige Anrufe eingehen.

Lösung 2: Anrufbeantworter mit Hinweis

Ein AB, der außerhalb der Sprechzeiten auf die nächste Erreichbarkeit hinweist und um eine Nachricht bittet.

Problem: Die meisten Mandanten hinterlassen keine Nachricht. Die Hemmschwelle bei notariellen Anliegen ist besonders hoch — wer spricht schon eine Erbangelegenheit auf einen AB?

Lösung 3: KI-Telefonassistent

Ein KI-Telefonassistent ist rund um die Uhr verfügbar und nimmt jeden Anruf professionell entgegen — ob um 7:30 Uhr morgens oder am Samstagvormittag:

• Professionelle Begrüßung im Namen des Notariats
• Erfassung von Name, Kontaktdaten und Anliegen
• Terminwünsche aufnehmen
• Bestätigung an den Mandanten, dass sich jemand kümmert
• Alle Daten am nächsten Morgen im Dashboard bereit

Der entscheidende Vorteil: Der Mandant hat das Gefühl, professionell empfangen worden zu sein — auch wenn das Büro geschlossen ist. Er wartet zuversichtlich auf den Rückruf statt den nächsten Notar zu googeln.

Praxisbeispiel: Samstagvormittag

Ein Ehepaar besichtigt am Samstag eine Eigentumswohnung. Am Nachmittag entscheiden sie sich für den Kauf und möchten einen Notar kontaktieren. Sie rufen an:

Ohne KI-Assistent

AB-Ansage: "Sie erreichen das Notariat XY. Unsere Sprechzeiten sind Montag bis Freitag..." → Das Ehepaar legt auf und googelt "Notar + erreichbar + [Stadt]".

Mit KI-Assistent

Der Assistent nimmt an, erfasst den Immobilienkaufwunsch, die Kontaktdaten und den Wunsch nach einem baldigen Beurkundungstermin. Am Montagmorgen liegt die vollständige Anfrage im Dashboard → Rückruf um 9:00 Uhr, Termin vereinbart, Mandant gewonnen.

Wirtschaftliche Betrachtung

Die Rechnung ist einfach: Wenn durch die erweiterte Erreichbarkeit ein zusätzlicher Beurkundungsauftrag pro Monat gewonnen wird — bei Immobilientransaktionen oft im vierstelligen Gebührenbereich — amortisiert sich der KI-Assistent um ein Vielfaches.

Dazu kommt der indirekte Effekt: Makler und Banken arbeiten bevorzugt mit gut erreichbaren Notaren zusammen. Bessere Erreichbarkeit führt zu mehr Empfehlungen und damit zu einem wachsenden Mandantenstamm.

Fazit: Erreichbarkeit kennt keine Sprechzeiten

Mandanten rufen an, wenn sie Zeit haben — nicht wenn Sie Sprechstunde haben. Wer nur während der Bürozeiten erreichbar ist, verpasst ein Drittel aller potenziellen Kontakte.

Ein KI-Telefonassistent schließt diese Lücke professionell und kostengünstig. Ihr Team arbeitet weiterhin zu den gewohnten Zeiten — aber kein Anruf geht mehr verloren.

Sondersituation: Urlaub und Krankheit

Besonders kritisch wird die Erreichbarkeit bei Urlaub oder Krankheit des Personals. In einem kleinen Notariat mit zwei bis drei Mitarbeitern reicht ein Krankheitsfall, um die Erreichbarkeit auf null zu reduzieren.

Ohne Backup-Lösung bedeutet das: Mandanten rufen an, niemand hebt ab, der AB läuft. Für Tage oder sogar Wochen gehen Anfragen verloren. Ein KI-Telefonassistent fängt genau diese Situationen auf — automatisch, ohne dass jemand daran denken muss.

Auch während der Urlaubszeit des Notars selbst — typischerweise im Sommer und über Weihnachten — laufen Mandantenanfragen weiter. Immobilienkäufe warten nicht auf Urlaubsende. Wer auch in Abwesenheitsphasen erreichbar bleibt, verliert keine Mandanten.

Der erste Schritt: Ihre Erreichbarkeit messen

Bevor Sie Maßnahmen ergreifen, sollten Sie wissen, wie groß das Problem ist. Überprüfen Sie eine Woche lang:

• Wie viele Anrufe gehen täglich ein?
• Wie viele davon werden tatsächlich angenommen?
• In welchen Zeitfenstern werden die meisten Anrufe verpasst?
• Wie viele AB-Nachrichten werden hinterlassen — und wie viele davon sind verwertbar?

Diese Analyse dauert keine Stunde und liefert die Grundlage für Ihre Entscheidung. Meistens ist das Ergebnis ernüchternder als erwartet.

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